Politică de confidențialitate – A.S.P.N.S. Luceafarul, Neamt

Politică de confidențialitate privind prelucrarea datelor cu caracter personal
de către Asociația de Sprijin a Persoanelor cu Nevoi Speciale – Luceafărul, Neamț
Prin această politică de confidențialitate că informăm despre prelucrarea datelor dumneavoastră personale și drepturile pe care le aveți în conformitate cu REGULAMENTUL (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 (denumit în continuare GDPR) și legislația națională privind protecția și securitatea datelor personale, în vigoare.
Cine suntem?
Asociația de Sprijin a Persoanelor cu Nevoi Speciale – Luceafărul, Neamț, denumită în continuare Asociația, este constituită de către părinți ai unor copii și tineri cu dizabilități din Piatra Neamț.
Datele noastre de contact sunt:
Sediu: Jud. Neamț, Mun. Piatra Neamț, Bld. Decebal, nr. 90, Bl. A1, parter.
CIF: 15858135
Telefon: 0741 543 400
E-mail: aspnsluceafarul@yahoo.com.
Am numit un responsabil cu protecția datelor cu caracter personal?
DA, am numit un Responsabil cu protecția datelor cu caracter personal care poate fi contactat la sediul nostru din Jud. Neamț, Mun. Piatra Neamț, Bld. Decebal, nr. 90, Bl. A1, parter, sau pe adresa de e-mail: protectia.datelor@asociatialuceafarul.ro.
Misiunea noastră
Asociația derulează activități în domeniul asistenței sociale și educaționale a copiilor și adulților cu dizabilități și are ca priorități de acțiune următoarele:

Abilitare, integrare socială și recuperare prin activități de terapie ocupațională;
Asigurarea de activități instructiv-educative, de dezvoltare a abilităților și talentelor fiecărui beneficiar;
Stimularea autonomiei personale și dezvoltarea deprinderilor de viață independentă a persoanei cu dizabilități;
Se urmărește și implicarea familiei în procesul de recuperare și socializare a persoanei cu dizabilități prin participarea acesteia la activitățile derulate;

Pentru îndeplinirea misiunii noastre diseminăm informațiile privind activitatea noastră prin intermediul site-ului nostru oficia http://asociatialuceafarul.ro/, pe contul de Facebook al Asociației: https://www.facebook.com/ASPNS-Luceafarul-294155750703709/, prin intermediul mass-media, prin campanii de strângere de fonduri, prin evenimentele la care participăm sau pe care le organizăm.
Categorii de persoane vizate
Pentru atingerea scopurilor Asociației prelucrăm datele cu caracter personal ale următoarelor categorii de persoane vizate:

Beneficiari ai serviciilor sociale oferite de Asociație
Reprezentanți legali ai beneficiarilor, după caz
Familiile beneficiarilor
Salariați
Candidați pentru ocuparea posturilor scoase la concurs
Prestatori de servicii
Voluntari
Participanți la evenimentele organizate și derulate de Asociație
Donatori și sponsori, persoane fizice

Categorii de date cu caracter personal prelucrate
Pentru a ne atinge scopurile și pentru a menține un stadard ridicat de calitate a serviciilor oferite de noi, în baza legilor în vigoare, prelucrăm următoarele categorii de date cu caracter personal:

Date de identificare personală, CNP
Datele de identificare financiară
Date privind reședința și gospodăria
Detalii privind ceilalți membri ai familiei sau ai gospodăriei
Date privind veniturile beneficiarilor și ale celorlalți membri ai familiei sau ai gospodăriei
Datele juridice privind condamnările și sentințele (certificatul de cazier judiciar, certificatul de integritate comportamentală)
Date de contact
Date privind starea de sănătate fizică, istoricul bolii, evoluție, conduită terapeutică
Date privind starea de sănătate mintală și psihică, istoricul bolii, evoluție, conduită terapeutică
Curriculum-ul academic, educație și formare profesională
Experiența profesională
Imagini și înregistrări audio – video de la activitățiile organizate în cadrul serviciile sociale acreditate de către Asociație, conform legii;
Imagini și înregistrări audio – video la evenimentele organizate și derulate de Asociație

Scopurile și baza legală a prelucrărilor
În conformitate cu legislaţia naţională şi europeană în vigoare, Asociația are obligaţia de a administra în condiţii de siguranţă şi numai pentru scopurile specificate, datele personale care îi sunt furnizate.
Asociația prelucrează datele dumneavoastră personale în conformitate cu prevederile GDPR, în calitate de operator, în conformitate cu prevederile specifice aplicabile, pentru derularea următoarelor activități:

Derularea de activități în domeniul asistenței sociale și educaționale a copiilor și adulților cu dizabilități prin serviciul social ”Centru de zi pentru persoane adulte cu dizabilități”.
Îndeplinirea formalitătilor legale privind recrutarea de personal și angajarea.
Îndeplinirea atribuţiilor legale ca angajator.
Îndeplinirea formalitătilor legale privind colaborarea cu voluntarii
În scop justificativ financiar-contabil și pentru prevenirea și combaterea spălării banilor.
Organizare și derulare de evenimente.
Închieiere de contracte de furnizare de bunuri și servicii.
Relații publice.
Formulare de acțiuni și reprezentare în instanță.
Soluționarea cererilor dumneavoastră de exercitare a drepturilor conform GDPR.
Soluționarea sesizărilor și reclamațiilor dumneavoastră.

Dacă nu sunteți de acord cu furnizarea datelor personale, Asociația nu poate să realizeze demersurile legale pentru a vă oferi serviciile sociale solicitate, nu poate încheia contracte individuale de muncă și de voluntariat, nu poate încheia contracte de furnizare de bunuri și servicii, nu-și poate îndeplini obligațiile legale, nu poate soluționa cererile, sesizările și reclamațiile dumneavoastră.
Temeiul legal al prelucrării datelor
Legislația care guvernează, în principal, activitățile derulate în cadrul Asociației sunt următoarele:

Legea nr. 292 din 20 decembrie 2011 – Legea asistenţei sociale
Legea nr. 197/2012 din 1 noiembrie 2012 privind asigurarea calităţii în domeniul serviciilor sociale
Hotărârea nr. 118/2014 din 19 februarie 2014 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Legii nr. 197/2012 privind asigurarea calităţii în domeniul serviciilor sociale
Hotărârea nr. 867/2015 din 14 octombrie 2015 pentru aprobarea Nomenclatorului serviciilor sociale, precum şi a regulamentelor-cadru de organizare şi funcţionare a serviciilor sociale
Hotărârea nr. 476/2019 din 3 iulie 2019 pentru modificarea şi completarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Legii nr. 197/2012 privind asigurarea calităţii în domeniul serviciilor sociale, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 118/2014, şi a Hotărârii Guvernului nr. 867/2015 pentru aprobarea Nomenclatorului serviciilor sociale, precum şi a regulamentelor-cadru de organizare şi funcţionare a serviciilor sociale
Ordinul 82/16.01.2019 privind aprobarea standardelor specifice minime de calitate obligatorii pentru serviciile sociale destinate persoanelor adulte cu dizabilităţi, Anexa 6
Legea nr. 53/2003 din 24 ianuarie 2003 *** Republicată, Codul muncii
Legea nr. 82 din 24 decembrie 1991 Republicată, Legea contabilităţii
Legii Arhivelor Naționale nr. 16 din 1996
Legea nr 129/11.07.2019 pentru prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului, precum și pentru modificarea și completarea unor acte normative
Legea nr. 78/2014 din 24 iunie 2014 privind reglementarea activităţii de voluntariat în România, cu modificările și completările ulterioare
Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE
Legea nr. 190 din 18 iulie 2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecţia datelor)
Codul de procedură civilă

Asociația prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal preponderent în baza art. 6, alin. 1, lit. b) din GDPR pentru executarea unui contract la care dumneavoastră sunteți parte sau pentru a face demersuri la cererea dumneavoastră înainte de încheierea unui contract.
Asociația prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal în baza art. 6, alin. 1, lit. c) din GDPR în vederea îndeplinirii unei obligaţii legale care îi revine, în condițiile legii.
În condițiile expres prevăzute de GDPR, prelucrăm datele personale pe baza consimțământului dumneavoastră, exprimat în baza art. 6, alin. 1, lit. a) și respectând condițiile de acordare a acestuia, prevăzute de art. 7 din GDPR.
Prelucrăm date cu caracter sensibil în desfășurarea activităților noastre legitime, respectând prevederile art. 9, alin. 2, lit. b), d), h) și j) din GDPR și aplicăm măsuri tehnice și organizatorice de securitate a datelor cu caracter personal, garantând, în acest fel, că protejăm corespunzător datele dumneavoastră cu caracter personal.
Sursa datelor cu caracter personal
Asociația colectează date personale direct de la dumneavoastră sau de la terți (cum ar fi alte instituții ori entități care se adresează Asociației ori alte persoane vizate) sau din documente publice.
Asociația colectează numai datele cu caracter personal necesare atingerii scopurilor stabilite și își rezervă dreptul de a distruge imediat orice date personale furnizate de dumneavoastră, în mod voluntar, dacă, spre exemplu, ne transmiteți un CV pentru ocuparea, în perspectivă, a unui post în
cadrul Asociației. Prelucrăm acest tip de date cu caracter personal doar în situația în care am organizat un concurs public pentru ocuparea unui post și am solicitat depunearea candidaturilor în condițiile legii, cu respectarea strictă a prevederilor GDPR privind prelucrarea și protejarea datelor cu caracter personal.
În cazul în care trebuie să prelucrăm date cu caracter personal obținute de la terți persoane juridice, aceștia din urmă au obligația de a vă furniza informațiile necesare cu privire la utilizarea datelor cu caracter personal transmise.
Categorii de destinatari ai datelor cu caracter personal
Datele dumneavoastră personale sunt destinate utilizării de către Asociație şi sunt comunicate următorilor destinatari, dacă este cazul:

alte instituții, autorități centrale și locale cu drept de control al activității Asociației;
instanțelor de judecată în vederea formulării de acțiuni și reprezentării în instanță;
în cadrul activității de organizare, derulare evenimente ale Asociației.

Dezvăluirea datelor către terți se face conform prevederilor legale pentru categoriile de destinatari precizați anterior.
Nu transferăm date cu caracter personal către organizații și instituții internaționale. Dacă acest lucru va fi necesar, vă vom notifica, respectând întocmai prevederile GDPR privind condițiile impuse în cazul transferului datelor cu caracter personal către această categorie de terți.
În cazul în care serviciile solicitate de dumneavoastră necesită transfer de date personale către donatori / sponsori din afara României, acest tip de transfer va avea loc pe baza cererii dumneavoastră și a acordului dumneavoastră prealabil, explicit.
Perioada de stocare a datelor personale
Datele dumneavoastră personale sunt stocate:

Pe perioade prevăzute în mod expres de legislația în vigoare, cum ar fi:
Datele cu caracter personal ale voluntarilor, datele personale ale beneficiarilor și ale reprezentaților acestora (nume, adresă, CNP, date cuprinse în cartea de identitate/pașaport, precum și datele privitoare la starea de sănătate, după caz), cuprinse în documente justificative (în înțelesul art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991), se vor păstra timp de 10 ani, începând cu data încheierii exercițiului financiar în care au fost colectate (în cazul în care voluntarilor sau beneficiarilor li se colectează date în vederea decontării unor cheltuieli de transport și/sau cazare și/sau masă).
Datele cu caracter personal care nu sunt cuprinse în documente justificative conform articolului anterior, inclusiv datele speciale de sănătate, vor fi păstrate pentru o perioadă de 5 ani.
Atunci când prelucrarea se bazează pe articolul 6 alineatul (1) litera (a) ”persoana vizată și-a dat consimțământul pentru prelucrarea datelor sale cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri specifice” sau pe articolul 9 alineatul (2) litera (a) ”persoana vizată și-a dat consimțământul explicit pentru prelucrarea acestor date cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri specifice, cu excepția cazului în care dreptul Uniunii sau dreptul intern prevede ca interdicția prevăzută la alineatul (1) să nu poată fi ridicată prin consimțământul persoanei vizate” din GDPR, datele personale sunt stocate pe toată perioada necesară atingerii scopurilor pentru care au fost colectate sau până la retragerea consimțământului dumneavoastră. Aveți dreptul de a vă retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia. Astfel, puteți modifica sau elimina consimțământul în orice moment și vom acționa imediat în consecință, cu excepția cazului în care există un motiv legal sau un interes legitim pentru a nu face acest lucru. Vă puteți retrage consimțmântul la fel de ușor
cum l-ați acordat, printr-o cerere depusă la sediul nostru, sau prin e-mail, la adresele indicate în preambul:
Datele biometrice (imagini foto/video) ale voluntarilor, ale beneficiarilor și ale reprezentanților acestora vor fi șterse din evidențele Asociației și din postările acesteia de pe contul de socializare în cel mai scurt termen de la depunerea cererii sau de la retragerea consimțământului, dar nu mai mult de 30 de zile, ținând cont de aspectele tehnice ale procesării cererii.
Datele de contact ale voluntarilor, ale beneficiarilor și ale reprezentanților acestora sau ale participanților la evenimentele organizate și derulate de Asociație (adresă de email, adresă, număr de telefon), prelucrate pe baza consimțământului acestora, vor fi șterse în cel mai scurt termen de la depunerea cererii sau de la retragerea consimțământului, dar nu mai mult de 30 de zile, ținând cont de aspectele tehnice ale procesării cererii.
În lipsa unor termene de stocare izvorâte din legislația în vigoare, stocăm datele personale pentru atingerea scopurilor propuse, dar cât mai puțin timp posibil, pe baza unor criterii stabilite de Asociație și care vor fi foarte clar definite și justificate față de dumneavoastră, respectând dreptul dumneavoastră la informare în această privință, conform prevederilor art. 13, alin. 2, lit. a) și art. 14, alin. 2, lit. a) din GDPR.

Drepturile dumneavoastră și modul de exercitare al acestora
Conform prevederilor legale aplicabile, beneficiaţi de dreptul de acces, dreptul la rectificare, dreptul la ştergerea datelor, dreptul la restricţionarea prelucrării, dreptul la portabilitatea datelor, dreptul la opoziţie şi procesul decizional individual automatizat.
Asociația nu solicită date personale prin intermediul site-ului web propriu și nu distribuie unități de informație de tipul cookies sau fișiere log.
Asociația nu folosește niciun fel de program, cod sau algoritm care să producă decizii automate referitoare la persoanele vizate sau la vizitatorii propriului site web, sau să creeze profiluri.
Pentru exercitarea drepturilor dvs. vă rugăm să contactați direct, responsabilul cu protecția datelor din Asociație la adresa: protectia.datelor@asociatialuceafarul.ro sau în scris la sediul nostru.
Alte prevederi
Asociația nu este societate comercială. Toate produsele expuse vânzării exclusiv pe site-ul nostru sau pe pagina noastră de Facebook fac parte din campaniile de autofinanțare sau de fund raising ale organizației.
În cazul în care nu sunteți de acord să distribuim pe site-ul nostru orice informații despre dumneavoastră, chiar dacă le-am obținut din surse disponibile public, este suficient să ne contactați folosind oricare din metodele de comunicare pe care le aveți la dispoziție și să ne solicitați să ștergem posturile sau orice alte date cu caracter personal am folosit, caz în care ne vom conforma în cel mai scurt timp posibil.
Toți salariații Asociației, prestatorii de servicii și voluntarii se angajează, prin acorduri de confidențialitate semnate individual și anticipat datei de începere a activitătii, să păstreze secretul datelor cu caracter personal pe care le prelucrează, pentru îndeplinirea atribuțiilor de serviciu. Este strict interzisă transmiterea oricăror date cu caracter personal către părți terțe, cu excepția acelor situații care apar ca urmare a unor dispoziții legale imperative. În acest sens, este strict interzis personalului Asociației, ca, în cazul în care relațiile de muncă încetează, să folosească, să copieze sau să distribuie către terțe părți, baze de date sau documente conținând date cu caracter personal ale salariaților fundației sau ale persoanelor vizate cărora Asociația le prelucrează datele cu carcter personal în condițiile legii. Încălcarea acestei prevederi poate atrage răspunderea administrativă, civilă sau penală, după caz.
Publicarea și valabilitatea politicii de confidențialitate a Asociației
Prezenta politică se publică pe site-ul Asociației pentru a fi consultată de orice persoană interesată.
Prezenta politică este adusă la cunoștința tuturor beneficiarilor, a reprezentanților legali ai beneficiarilor, precum și a oricăror voluntari, înainte de începerea oricărei activități în Asociație.
În cazul în care o persoană vizată are nelămuriri în ceea ce privește prezenta politică, aceasta poate solicita clarificări și sprijinul persoanei care îndeplinește atribuțiile de Responsabil cu prelucrarea datelor în cadrul Asociației, folosind mijloacele de comunicare precizate în preambul.
Această variantă actualizată a Politicii de confidențialitate privind prelucrarea datelor cu caracter personal de către Asociația de Sprijin a Persoanelor cu Nevoi Speciale – Luceafărul, Neamț este în vigoare din 01.02.2019.
Președinte ASPNS Luceafărul, Neamț,
Daniela Coman